Maani Safa costumava passar horas toda sexta-feira à noite pondo em dia centenas de emails não lidos. Agora o CEO de marketing digital reduziu esse tempo para menos de 30 minutos, graças, segundo ele, a um fluxo de trabalho com IA (inteligência artificial).

Primeiro, um bot personalizado do ChatGPT escaneia sua caixa de entrada para encontrar e resumir mensagens importantes, sugerindo um rascunho de resposta para cada uma. Safa então usa essas sugestões para ditar respostas a outra ferramenta de IA, o Whispr Flow, que as transforma em emails bem formatados e com tom apropriado.

“É genuinamente transformador”, diz Safa sobre o sistema, que ele mesmo projetou.

Onipresente, demorado e geralmente mal-amado, o email está rapidamente se tornando um campo de testes para o tão alardeado poder de aumento de produtividade da IA. No último ano, dezenas de produtos foram lançados prometendo otimizar o gerenciamento da caixa de entrada.

Em janeiro, o Google disponibilizou sua IA Gemini para toda a base de usuários do Gmail, que conta com vários bilhões de pessoas. Ela pode resumir longas cadeias de emails, aprimorar ou redigir mensagens e criar listas de tarefas a partir de emails, lembrando os usuários sobre coisas a fazer ou faturas. A Microsoft também integrou seu assistente Copilot ao Outlook, ajudando os usuários a priorizar sua caixa de entrada e agendar compromissos, entre outros recursos.

Colette Stallbaumer, gerente geral do Copilot, diz que a IA pode libertar os trabalhadores da “monotonia” das tarefas administrativas. Um estudo da Microsoft no ano passado descobriu que cada funcionário recebia em média 117 emails e 153 mensagens do Teams por dia, enquanto dados da União Europeia mostram que a maioria dos trabalhadores com formação universitária passa pelo menos metade do dia em comunicações digitais.

“O trabalho do conhecimento atingiu o pico de ineficiência”, diz Stallbaumer. Além de alongar o expediente para uma “jornada de trabalho infinita”, essa enxurrada faz com que o dia pareça fragmentado e caótico, afirma a Microsoft. O tempo médio entre interrupções por uma reunião, email ou mensagem durante o horário principal de trabalho era de apenas dois minutos. “O volume e a fragmentação da comunicação digital estão simplesmente deixando as pessoas sobrecarregadas… a oportunidade que temos é para a IA realmente ajudar com isso.”

OpenAI e Anthropic apresentaram integrações com provedores de email que permitem que chatbots respondam a perguntas dos usuários como “quando meu chefe me enviou email pela última vez?” ou “quais são minhas mensagens não lidas mais urgentes?”.

Enquanto isso, uma onda de startups está criando ferramentas de produtividade de email com IA. Pelo menos 85 empresas focadas nisso —incluindo ferramentas gerais, como os novos produtos Superhuman ou Read AI, e aquelas voltadas para campos específicos, como vendas— atraíram um financiamento total de US$ 581 milhões (R$ 3 bi) até o momento, de acordo com a Dealroom.

Entre as maiores está a Fyxer, startup de Londres que levantou cerca de US$ 40 milhões (R$ 207 mi) e surgiu de um negócio anterior do fundador que conectava pessoas com assistentes humanos.

O CEO Richard Hollingsworth diz que isso deu à empresa mais compreensão do que os profissionais precisam. “Uma das razões pelas quais não vimos um produto realmente se consolidar… é porque as pessoas que estão desenvolvendo essas ferramentas estão construindo para outros amantes de tecnologia“, ele diz. Em vez disso, a empresa quer mirar em indústrias tradicionais que são “realmente dominadas pelo email”.

Katie Cameron, corretora de imóveis em Chester, diz que a Fyxer tem sido inestimável para ajudá-la a gerenciar nove caixas de entrada das três empresas imobiliárias que administra, classificando automaticamente emails em categorias como “Para sua informação” e “Aguardando resposta”, levando em conta o conhecimento de conversas anteriores para sugerir respostas e criar convites de calendário.

Natalie Mackenzie, CEO da BIS Services, que apoia pessoas com lesões cerebrais ou distúrbios, incentivou sua equipe a adotar o Copilot da Microsoft para gerenciar as caixas de entrada movimentadas —verificando gramática, tom e copiando automaticamente pessoas com base em palavras-chave.

No entanto, outros relutam em confiar na tecnologia. Mark Tehrani, fundador de uma startup de segurança cibernética, abandonou seu experimento de dar ao “modo agente” do ChatGPT acesso à sua caixa de entrada depois que ele excluiu uma mensagem importante por engano. A OpenAI reconheceu que o recurso estava em estágios iniciais e “ainda pode cometer erros”.

Kim Arnold, coach de redação de emails empresariais, diz que que os destinatários também podem se sentir “desrespeitados” por mensagens obviamente artificiais. “Podemos ser capazes de enviar um email na metade do tempo, mas… isso pode estar criando problemas se não houver qualidade”, afirma.

Ainda assim, para muitos no setor de tecnologia, o email é um trampolim para o objetivo real: assistentes pessoais de IA. Will McKeon-White, analista de tecnologia da Forrester Research, grupo de pesquisa focado em tecnologia dos EUA, diz que isso requer que a IA seja totalmente integrada a sistemas de computador, e não só a aplicativos específicos.

“Ela precisa da capacidade de realmente executar o que você está pedindo… seja criar um evento no calendário, um lembrete, uma nota, pesquisar algo na web, buscar uma música ou ajudar alguém a entender o que está em seu email”, afirma.

Para ele, o que é menos claro é se há demanda por tais agentes. Muitas pessoas desconfiam de dar à IA acesso a tudo em seus dispositivos, e são ainda mais cautelosas em entregar algo tão pessoal quanto a comunicação a um bot.

Até Stallbaumer, do Copilot, diz que a tecnologia não deve assumir completamente a gestão das mensagens. E enquanto Mackenzie está ansiosa para que sua equipe use IA, ela não a usa para gerenciar sua própria caixa de entrada. “Minha assistente pessoal é para isso. Ainda gosto do toque humano.”

VEJA COMO FOI O TESTE DE AGENTES DE IA

Tenho uma higiene de email terrível, com um hábito particularmente ruim de olhar uma nova mensagem no celular e dizer a mim mesma que vou responder quando voltar ao laptop. Momento em que inevitavelmente a mensagem fica esquecida nas profundezas da minha caixa de entrada. Os “cutucões” automatizados do Gmail, que sinalizam emails aguardando resposta por vários dias, me salvaram vezes demais para contar. Uma ferramenta mais sofisticada poderia curar minha desorganização?

Passei uma semana testando três opções: as ferramentas especializadas de IA Fyxer e Superhuman, e a integração do ChatGPT com o Gmail.

A Fyxer, com preços a partir de US$ 22,50 (R$ 116,38) por mês, conectou-se perfeitamente ao meu Gmail e fez um excelente trabalho de marcar com precisão meus emails com categorias como “Para sua informação” sem que eu pedisse.

Mas essa mesma suavidade fez com que eu achasse fácil ignorá-la. Senti que provavelmente funcionaria melhor para aqueles que sofrem mais com volume, não esquecimento, embora a Fyxer diga que lançou um recurso para ajudar os usuários a acompanhar os follow-ups desde que a testei.

O Superhuman também marcou minha caixa de entrada e sugeriu respostas, mas com uma interface totalmente diferente que exibe um email por vez e limpa threads longas. Isso foi ótimo para remover distrações e me incentivar a responder prontamente.

No entanto, foi difícil ver onde a IA entrava em jogo e seu preço mínimo mensal de US$ 25 (R$ 129,31) pareceu alto para o que é essencialmente uma exibição melhorada. O Superhuman, que foi adquirido pela Grammarly depois que o testei, não respondeu a um pedido de comentário.

Quando se tratava de respostas sugeridas, ambas as ferramentas conseguiram me economizar alguns minutos digitando respostas simples de “obrigada” ou “falamos depois”. Mas elas frequentemente perdiam detalhes importantes, ou até mesmo o ponto inteiro, de uma thread de email.

Vincular minha conta de email ao ChatGPT, por meio da minha conta corporativa Enterprise, foi frustrante. Pedi para o chatbot me notificar de emails que eu não tinha respondido e delinear threads recentes sobre um tópico específico. Seus resumos às vezes eram mais longos que a mensagem original, frequentemente deixando tudo mais confuso e sinalizando os mesmos emails repetidamente. No entanto, ele notou um prazo próximo que me foi dado para uma reportagem e identificou com precisão emails relevantes.